海南会议接待流程

 海 南 会 议 接 待 流 程

一、确定会议主题：
二、会前准备
1.会议内容（主办方、承办方、协办方）
2.会议日程
3.会议地点
4.会议酒店
5.会议手册
三，会前准备：秘书组
1.会议代表出入证，工作牌
2.会议用台卡
3.会议用品清单
4.人员岗位安排，会前培训
5.酒店指示牌
四、接机组准备
1.落实航班情况，做好接机牌
2.整理客人名单，接照先后顺序排好
3.根据航班抵达时间，提前30分钟到达机场
4.从第一班到航班最后一趟，会程无缝对接
5.车队与接机工作人员落实停车地点，将客人引导进入停车场；
6.车队队长做好车辆协调工作，计划好航班流量，以及机场到酒店路程所用时间，不能让客人等太久；
7.做好无缝对接，不漏接不错接；
四、会议报到组
1.落实好当天到达人数和时间；
2.根据会议代表所需房型落实好酒店用房情况；
3.与前台对接，落实当天所用房间数量，如增加人数超量，做好应急酒店准备；
4.做好报到登记，房间登记，礼品发放，名牌，胸牌，餐票发放；
5.落实好餐厅，会议室，用餐，用餐性质：围桌、自助餐，报到时告知用餐和会议楼层；
6.交待客人会议场地情况；
6.与前台对接好入住人数，房型，汇总表；
五、会议期间物资组、秘书组工作安排
1.会议室：场地布置，灯光音响，投影等布置；
2.会场根据需求排好桌子，台卡，主桌，副桌，嘉宾桌；鲜花摆放，会议用本子、笔等所需用品；
3.秘书组：会议流程，根据会议性质检查会议之前的准备工作是否落实到位。
4.秘书组：根据会议性质，做好主持及会议安排工作；
5.大会结束后做好分会场讨论、展会工作；
6.用餐时间、地点、主办方要通知到位（群里通知、报到手册标明、会议期间通知）；
7.每个会场有1-2人做为跟会工作人员，做好协调应急工作；
六、会议报到组：
1.报到时落实好每位客人返程情况；
2.根据返程航班做好送机统计表，同时通知车队；
3.与酒店做好用房，用餐确认工作；
4.如有特别嘉宾，需要特别单独安排专车专人接送；
七、送机组：根据航班情况与客人联系，做好送机工作；
八、财务部：根据酒店消费情况，房间，会议室，餐厅，车队，各供应商，核对帐单，做好结算工作。

祝： 工作顺利
　　 合作愉快

 
                      海口悦凤会议服务有限公司
                             2023年11月16日